Waar ga je werken?
Stichting CAOP zet zich in voor een samenleving waaraan iedereen kan deelnemen en bijdragen. Zij brengen mensen, organisaties en overheden bij elkaar en pakken samen met hen maatschappelijke vraagstukken aan.
Wat ga je doen?
De functie komt voor bij verschillende onderdelen van het CAOP. Je bent werkzaam op een afdeling/unit en ontvangt hiërarchisch leiding van een afdelingshoofd of senior adviseur/beleidsmedewerker (afhankelijk van de positie binnen de organisatie). Binnen deze veelzijdige functie is jobcarving het uitgangspunt! CAOP is een organisatie die graag met jou meedenkt en kijkt naar jouw kwaliteiten en behoeftes die je nodig hebt om je werk goed te kunnen uitvoeren.
De functie bestaat uit het verrichten van secretariële werkzaamheden ter ondersteuning van een organisatieonderdeel of één of meerdere functionarissen. De aard en inhoud van de werkzaamheden is afgestemd op/wordt bepaald door de werkzaamheden van de afdeling/unit.
Het mooie aan deze baan is dat de organisatie bereid is om de functie aan te passen op basis van jouw talenten en dingen die je minder graag doet. Solliciteer ook gerust als je met een aanpassing deze functie wel zou willen beoefenen.
Verlenen van secretariële ondersteuning:
- Het beheren van de agenda van de leidinggevende, adviseurs, trainers of beleidsmedewerkers en attenderen op afspraken
- Het op belang en urgentie inschatten van binnengekomen correspondentie, het op eigen initiatief en naar eigen inzicht toevoegen van voor de afhandeling benodigde informatie; het zorgen voor de logistieke organisatie van diverse bijeenkomsten en activiteiten o.a. studiebezoeken, workshops, trainingen, interviews en projecten
- Het fungeren als eerste aanspreekpunt/vraagbaak voor interne medewerkers en externe instanties en waar mogelijk zelfstandig afwikkelen of doorverwijzen
- Het zoveel mogelijk zelf afhandelen van telefoongesprekken en het indien nodig doorverbinden
- Het organiseren en voorbereiden van naar aard en samenstelling uiteenlopende vergaderingen, het completeren van vergaderstukken, het bijvoegen van relevante achtergrondinformatie en het attenderen op bijzondere aandachtspunten
- Het notuleren bij vergaderingen en bewaken van de voortgang en afdoening van gemaakte afspraken en genomen besluiten
- Het ontvangen en begeleiden van bezoekers en delegaties
Verlenen van administratieve ondersteuning:
- Het beheren en muteren en up to date houden van bestanden, archieven en digitale (documentatie)systemen
- Het verrichten van correspondentie- en tekstverwerkingswerkzaamheden en verzendklaar maken (vormgeving, lay-out, spelling) van documenten
- Het schrijven van nota’s en brieven, offertes aan de hand van globale aanwijzingen op basis van sjablonen en formats
- Het doen van voorstellen ter verbetering van de geldende (interne) administratieve procedures
- Het beheer van bestellingen bij in- en externe partijen
- Het verrichten van financiële en/of personele administratieve beheerswerkzaamheden
Wie ben jij?
- Mbo werk- en denkniveau, niveau 4 (afgerond diploma is geen eis)
- Kennis van interne administratieve procedures, regelgeving, structuur en werkwijze van de organisatie
- Nauwkeurig en zorgvuldig werken
- Je bent oprecht en integer
- Proactief en in staat het geheel te overzien en te monitoren
- Vaardigheid in het prioriteiten stellen, plannen en organiseren
- Vaardigheid in het werken met geautomatiseerde systemen, waaronder MS Office
- Mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid
- Kennis (op hoofdlijnen) van de aard van de werkzaamheden van de afdeling/unit
- Voor indiensttreding dien je een VOG aan te leveren
Wat bieden we jou?
- Hybride werken (50 procent op kantoor en 50 procent thuis)
- De locatie is goed bereikbaar met het OV
- Een goed inwerkprogramma en een vaste buddy
- De functie kan op maat gemaakt worden (jobcarving)
- Salaris vanaf €2799,- bruto op basis van een fulltime dienstverband (38 uur per week). De definitieve inschaling is afhankelijk van jouw kennis en ervaring.
