Waar ga je werken?
Het Ministerie van Buitenlandse Zaken is verantwoordelijk voor de internationale belangen van Nederland en ondersteunt ambassades, consulaten en andere Nederlandse vertegenwoordigingen wereldwijd.
De Diplomatieke Koeriersdienst is verantwoordelijk voor het veilig en zorgvuldig vervoeren van diplomatieke post en goederen tussen Nederland en de Nederlandse posten in het buitenland en het Caribisch deel van het Koninkrijk. Het gaat om vertrouwelijke en belangrijke zendingen die onder strikte regels en procedures worden verwerkt.
Je komt te werken in een klein en betrokken team waar nauwkeurig werken, samenwerken en betrouwbaarheid centraal staan.
Wat ga je doen?
Als Medewerker Facilitair Management bij de Diplomatieke Koeriersdienst (DK) van het Ministerie van Buitenlandse Zaken zorg je er samen met je collega's voor dat diplomatieke post en goederen veilig, correct en op tijd hun bestemming bereiken. Het gaat om zendingen van en naar Nederlandse ambassades, consulaten en andere vertegenwoordigingen wereldwijd en in het Caribisch deel van Nederland.
Je vervult een afwisselende functie waarin je zowel administratieve als logistieke werkzaamheden uitvoert. Je hebt contact met verschillende interne en externe partijen, bewaakt de voortgang van zendingen en zorgt ervoor dat alle processen volgens de geldende veiligheids- en douaneregels verlopen.
Je werkt in een klein team waarin samenwerken, flexibiliteit en verantwoordelijkheid centraal staan. De werkzaamheden gedurende een dag zijn gevarieerd: de ene keer ben je bezig met het coördineren van een zending naar een ambassade, de andere keer controleer je goederen of verwerk je administratieve gegevens in de systemen.
Je kerntaken en verantwoordelijkheden zijn:
Frontoffice
- Telefonisch en schriftelijk contact onderhouden met Nederlandse vertegenwoordigingen in het buitenland, ministeries, overheidsorganisaties en andere betrokken partijen.
- Beantwoorden van vragen over de dienstverlening in het Nederlands en Engels.
- Coördineren van logistieke processen en afstemmen met vervoerders, leveranciers en collega's.
- Signaleren van vertragingen of knelpunten en actie ondernemen om problemen te voorkomen of op te lossen.
- Registreren en verwerken van gegevens in verschillende systemen.
- Ontvangen en registreren van bezoekers.
- Signaleren van verbeterpunten op het gebied van kwaliteit, veiligheid en dienstverlening.
Backoffice
- Verwerken van administratieve gegevens rondom inkomende en uitgaande zendingen.
- Scannen en monitoren van inkomende en uitgaande goederen.
- Ontvangen van leveringen van leveranciers en controleren van de aangeleverde goederen.
- Verwerken van bestellingen uit de voorraad en zorgen voor een correcte administratieve afhandeling.
- Signaleren wanneer voorraden aangevuld moeten worden.
- Uitvoeren van fysieke werkzaamheden zoals het openen en sluiten van postzakken, het sorteren van post en het verwerken van kratten en pakketten.
Wie ben jij?
- Jij hebt een doelgroepregistratie
- Jij hebt een MBO-4 of HBO werk- en denkniveau;
- Jij hebt ervaring of affiniteit met de genoemde werkzaamheden;
- Jij bent klantgericht en communicatief sterk in het Nederlands en Engels;
- Jij kunt schakelen tussen verschillende werkzaamheden;
- Jij werkt nauwkeurig en kunt de voortgang van processen bewaken, ook als het druk is;
- Jij kunt omgaan met verschillende digitale systemen.
Wat biedt Ministerie van Buitenlandse Zaken jou?
- Begeleiding tijdens het sollicitatieproces door een recruiter van AutiTalent;
- Begeleiding gedurende je inzet door een relatiemanager van AutiTAlent én een jobcoach;
- Aandacht voor jouw specifieke talenten en begrip voor de dingen waar je minder goed in bent;
- Een gevarieerde en uitdagende functie voor 36 uur per week;
- Inschaling via de CAO van het Rijk schaal 7, met een salaris vanaf € 3.017,04 op basis van een fulltime werkweek van 36 uur;
- Vakantiegeld van 8% én een eindejaarsuitkering van 8,5% (naar rato);
- Reiskosten met OV worden volledig vergoed.
