Ben jij ervaren in digitaal documentbeheer en archivering? Voor Rijkswaterstaat wordt een documentalist gezocht die projectarchieven beheert voor drie projecten binnen het hoofdwatersysteem en vaarwegennetwerk in Midden-Nederland. Voor deze opdracht is ervaring met een Document Management Systeem (DMS) en digitaal archiveren nodig.

Waar ga je werken?

Je werkt voor Rijkswaterstaat, de uitvoeringsorganisatie van het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat. Rijkswaterstaat werkt aan een veilig, leefbaar en bereikbaar Nederland.

 

Je ondersteunt drie projectteams:

·      Programma Rijkskeringen

·      Projectteam Stormvloedkering Ramspol

·      Projectteam Vaarwegen Noord

 

De werkzaamheden vinden plaats in Utrecht en Lelystad. Er zijn vaste teamdagen:

·      Maandag: Lelystad

·      Dinsdag: Lelystad

·      Woensdag: Utrecht

 

Je voert de opdracht uit onder begeleiding van Managers Projectbeheersing die aan de projecten verbonden zijn.

Wat ga je doen?

Je ondersteunt projectmedewerkers bij het beheren van documentatie en projectarchieven en zorgt ervoor dat informatie correct wordt opgeslagen, beheerd en overgedragen.

Werkzaamheden zijn onder andere:

·      Registreren, metadateren, ordenen en classificeren van documenten.

·      Toezien op correcte archivering van documenten in het documentmanagementsysteem.

·      Beheren en actualiseren van de autorisatiematrix.

·      Verlenen en intrekken van toegangsrechten binnen het documentmanagementsysteem.

·      Inrichten en onderhouden van projectdossiers en onderliggende dossierstructuren.

·      Toevoegen, wijzigen, waarderen en selecteren van dossiers en subdossiers.

·      Opstellen en beheren van werkinstructies, handleidingen en andere documentatie.

·      Inrichten van standaardzoekopdrachten en standaardweergaven in het systeem.

·      Controleren van inkomende, interne en uitgaande documenten op juiste verwerking.

·      Routeren van poststukken en e-mails naar de juiste personen.

·      Ondersteunen van medewerkers bij vragen over documentbeheer.

·      Instrueren en begeleiden van nieuwe projectmedewerkers.

·      Controleren van projectdossiers op ontbrekende metadata, dubbele bestanden en conceptdocumenten.

·      Controleren van mailboxen op archiefwaardige documenten.

·      Toekennen van bewaartermijnen en BSD-codes.

·      Opstellen van een overdrachtsplan voor archiefoverdracht.

·      Voorbereiden en begeleiden van overdracht van afgeronde projectdossiers aan het centrale archief.

·      Signaleren van verbetermogelijkheden binnen systemen en werkprocessen.

·      Melden van storingen en functionele wensen aan functioneel beheer.

 

Het doel van de opdracht is:

·      Projectdossiers inrichten volgens de archiverings- en kwaliteitseisen van Rijkswaterstaat.

·      Hulpmiddelen voor documentbeheer actueel houden.

·      Afgeronde projectdossiers overdragen aan het centrale archief.

·      Projectmedewerkers ondersteunen zodat zij documentbeheer zelfstandig en volgens de afgesproken werkwijze uitvoeren.

Wie ben jij?

Wie ben jij?

·      Je hebt minimaal hbo werk- en denkniveau.

·      Je hebt een afgeronde mbo-opleiding in informatiemanagement of een vergelijkbare opleiding.

·      Je hebt minimaal 2 jaar ervaring met een Document Management Systeem (DMS).

·      Je hebt minimaal 2 jaar ervaring met digitaal archiveren.

·      Je hebt ervaring met documentair informatiebeheer en informatievoorziening.

·      Je hebt ervaring met DIM-gerelateerde ICT-middelen.

·      Je hebt ervaring met het zelfstandig opstellen van werkinstructies en handreikingen.

 

Het is een pré als je ook kennis van en ervaring met relevante wet- en regelgeving, zoals:

·      Wet Open Overheid (Woo)

·      Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)

·      Baseline Informatiehuishouding Rijksoverheid

·      Ervaring met recordmanagement binnen Microsoft 365 SharePoint.

·      Ervaring met werken binnen een projectomgeving.

 

Voor deze functie is het belangrijk dat je:

·      Nauwkeurig werkt en oog hebt voor detail.

·      Verbanden kunt leggen tussen informatie, dossiers en processen.

·      Informatie duidelijk mondeling en schriftelijk kunt overbrengen.

·      Handleidingen, instructies en rapportages kunt opstellen.

·      Collega's kunt uitleggen hoe systemen en werkwijzen gebruikt moeten worden.

·      Luistert naar vragen van gebruikers en verduidelijking vraagt wanneer iets niet duidelijk is.

·      Zelfstandig kunt plannen en overzicht houdt over je werkzaamheden en deadlines.

·      Signaleert wanneer processen verbeterd kunnen worden en voorstellen doet.

Wat biedt Rijkswaterstaat jou?

·      Een opdracht voor 12 maanden met de mogelijkheid tot maximaal 3 verlengingen van telkens 12 maanden;

·      Startdatum 1 september;

·      Begeleiding tijdens het sollicitatieproces door een recruiter van AutiTalent;

·      Begeleiding gedurende je inzet door een relatiemanager van AutiTAlent én een jobcoach;

·      Een salaris dat aansluit bij je opleidingsniveau en werkervaring.