Heb jij kennis van/ervaring met document- en informatiemanagement en wil je een bijdrage leveren aan een project van het Ministerie van VWS? Reageer dan op deze vacature!

Waar ga je werken?

Het ministerie van VWS zet zich in voor de gezondheid en kwaliteit van leven van alle Nederlanders. Dit doen zij door te werken aan goede, betaalbare, duurzame zorg en ondersteuning, door preventie en goede voeding te stimuleren en door ervoor te zorgen dat er goede (top)sportvoorzieningen zijn.

COVID-19 is door VWS benoemd als hotspot. Het feit dat COVID-19 door VWS tot hotspot is benoemd, heeft tot gevolg dat zakelijke informatie over (de totstandkoming van) beleid, maatregelen en uitvoering daarvan blijvend en geordend dient te worden bewaard. Hiervoor vormt VWS nu het Hotspot COVID-19 archief dat over 10-20 jaar zal worden overgedragen aan het Nationaal Archief, waar dit archief openbaar zal worden.

Om alle zakelijke informatie te archiveren is een projectteam ingericht dat 11 verschillende bronnen ontsluit en de data kopieert voor verdere verwerking. Deze verwerking bestaat onder andere uit:

  • Schoning van de informatie; niet COVID gerelateerde documenten worden uit de kopieslag verwijderd, persoonlijke informatie wordt of verwijderd of krijgt een openbaarheidsbeperking, eventuele rubricering toevoegen.
  • Verrijking met metadatering.
  • Toevoegen van een structuur om de informatie geordend te kunnen archiveren.

De ontsluiting van de bronnen vindt op twee manieren plaats:

  • Een export vanuit de bron. Al dan niet al geschoond.
  • Door middel van een zoekapplicatie.

Wat ga je doen?

Het verzamelen, schonen en toekennen van thema’s aan de documenten -ten behoeve van toekomstige vindbaarheid van informatie- gebeurt zoveel mogelijk geautomatiseerd middels queries. Het handmatig doornemen en beoordelen van alle documenten zal namelijk nog enige jaren vergen. Deze tijd heeft VWS ook, aangezien de uiteindelijke overdracht van het archief naar het Nationaal Archief over 10 tot 20 jaar zal plaatsvinden. Echter om de inspanningen voor het verder opschonen van het archief te minimaliseren, is het zaak om de queries die leiden tot een export richting het archiefsysteem zo specifiek mogelijk te maken. Dit vraagt om een beoordeling van de resultaten van de verschillende queries en door deze door te nemen. Deels op basis van de titels van de gevonden documenten, deels door documenten te openen en snel door te nemen. De bevindingen van deze analyse worden vervolgens gedeeld met de mensen die de queries maken, om deze verder te verbeteren.

Jouw werkzaamheden bestaan uit:

  • Beoordelen resultaten zoek queries op relevantie, openbaarheid, op basis van titel of content van de documenten.
  • Bij twijfel over relevantie bespreek je dit met contactpersoon gegevenseigenaar.
  • Bevindingen formuleren en administreren in logboek.
  • Bevindingen delen met query specialisten.

Wie ben jij?

  • Jij bent 24 tot 32 uur per week beschikbaar
  • Jij hebt hbo/mbo4+ werk- en denkniveau en bent in het bezit van een diploma
  • Jij hebt kennis-/ervaring met document-/informatiemanagement
  • Jij werkt nauwkeurig en gestructureerd
  • Jij kan goed overweg met Microsoft Office programma's, Word en Excel in het bijzonder


Wat bieden we jou?

  • Een interessante projectfunctie voor de duur tot maximaal 1 januari 2025
  • Aandacht voor jouw specifieke talenten en begrip voor de dingen waar je minder in bent
  • Goede begeleiding op jouw werkplek door een ervaren jobcoach
  • Salarisindicatie is vanaf € 2.950,- (o.b.v. fulltime dienstverband)
  • De locatie is goed met het OV bereikbaar