Eerste kennismaking met AutiTalent
Thomas van der Knijff, IT manager bij Meijers en projectleider van het digitaliseringtraject, vertelt over zijn eerste kennismaking met AutiTalent: “De verzekeringsbranche werkt veel met papier. Meijers vormde hier geen uitzondering op. Dat het ook anders kan zagen we in 2009 van dichtbij. Toen namen wij de portefeuille van Triodos Verzekeringen over. Zij hadden hun complete archief digitaal beschikbaar. Een enorm voordeel bij de overname. Triodos had met AutiTalent gesprekken gevoerd over het digitaliseren van dossiers, door mensen met autisme. Toen we vervolgens binnen Meijers aan de slag gingen met digitalisering dacht ik meteen aan AutiTalent. Na een vergelijking met grote zakelijke aanbieders, kwam AutiTalent er als beste uit, ook qua prijs.”

Een vliegende start
In de zomer van 2011 gaat AutiTalent van start bij Meijers met een proefdag voor polisdossiers. Van der Knijff licht toe: “Die pilot is vervolgens niet meer opgehouden. Doordat wij zelf de hardware, software en werkruimte voor het scannen klaar hadden staan, konden de twee medewerkers van AutiTalent gelijk doorpakken. De scanmedewerkers opereren zeer zelfstandig en hierdoor blijft de druk op ons eigen personeel laag. AutiTalent handelt alle organisatorische aspecten af, zoals administratie en eventuele werkbegeleiding. Aan het eind van de week ontvang ik een duidelijk overzicht van de geboekte voortgang en de gemaakte uren.”

Uitdagingen
Na de soepele verwerking van de polisdossiers in 2011, zijn begin 2012 de relatiedossiers aan de beurt. Die klus blijkt in de praktijk complexer. Van der Knijff legt uit: “Bij Meijers staat de klant centraal. Dat betekent dat al onze accountmanagers een unieke aanpak hanteren. Heel goed voor de klantenbinding, maar niet praktisch voor een scanproject.” Dankzij een nieuwe pilot met de relatiedossiers in aanwezigheid van de commercieel directeur en accountbeheerder, is snel een goede afweging gevonden tussen de individuele wensen van accountmanagers, en een uniforme digitale indeling. Rob, medewerker van AutiTalent, vult aan: “Die relatiedossiers zijn soms best ingewikkeld. Vaak zitten er meerdere relatienummers in een map. Dan is voor mij niet duidelijk welk nummer leidend is. Op zo'n moment loop ik naar de betreffende accountbeheerder. Zij kent die dossiers en weet meteen hoe ik ze in het systeem kan zetten.”

Meerwaarde medewerkers
Vooral bij praktische onduidelijkheden blijkt de meerwaarde van plaatsing van AutiTalent -medewerkers binnen het eigen bedrijf. Van der Knijff: “Iedere keer als we binnen Meijers met een nieuwe afdeling starten, duiken er onverwachte vragen op. Wat moet je bijvoorbeeld met een CD in een archiefmap? Of een bouwtekening op A0 formaat? Dan is het ontzettend handig dat een scanmedewerker zelf naar de desbetreffende afdeling kan lopen voor een oplossing.” Ook over de specifieke kwaliteiten van mensen met autisme is Van der Knijff positief: “De medewerkers van AutiTalent blijven er dag in, dag uit met hun volle aandacht bij. Ze houden oog voor detail. En ze leveren de hele projectduur een constante kwaliteit.”

Voor één probleem heeft AutiTalent geen oplossing. Namelijk wat er met de tientallen vierkante meters vrijgekomen archiefruimte moet gebeuren als al het papier is overgebracht naar een externe opslag. Een lachende Van der Knijff: “Door de groei van Meijers hebben we op dit moment een tekort aan stiltewerkplekken en vergaderruimtes, dus die lege ruimte is snel gevuld.”

Gestrande pogingen
Het is december 2008. Aan het woord is Marcia van Dooren, hoofd HRM bij het RIVM:
 “Binnen het RIVM hebben we een actief en een semi statisch personeelsarchief. Dit laatste bevond zich in de catacomben van het RIVM. Af en toe kwam ik daar met collega’s om een nieuwe poging te ondernemen de oude dossiers uit te zoeken. Deze pogingen strandden steeds omdat goed en zorgvuldig uitzoeken veel werk met zich meebrengt. Toen hoorde ik via een collega van AutiTalent en heb ik deze organisatie ingeschakeld.”

Klus geklaard
AutiTalent heeft de wensen van het RIVM geïnventariseerd, een projectplan gemaakt en na een maand zijn vier medewerkers gestart. Zij hebben de ruim 2900 dossiers in vier maanden geschoond, omgepakt en gearchiveerd. Het resultaat ziet u hieronder. Vanuit AutiTalent was er gemiddeld twee dagen per week een teamlid aanwezig om de medewerkers te begeleiden en contact te onderhouden met het RIVM.

Tevreden over resultaat
Het RIVM is erg tevreden met het resultaat: “Alle personeelsdossiers hebben nu dezelfde opbouw in categorieën en er is gecontroleerd of alle stukken op de goede plek zijn opgeruimd. Alles zit in nieuwe zuurvrije dossiermappen, nietjes en paperclips zijn verwijderd. De dossiers zijn op de juiste volgorde in archiefdozen opgeslagen en in een inventarislijst opgenomen, zodat precies bekend is waar een dossier gevonden kan worden. Niet alleen kunnen we alle dossiers weer snel terugvinden, ook voldoen ze aan alle fysieke eisen om later in een landelijk archief te worden opgeslagen”, zegt Marcia van Dooren tevreden.

Langlopende inzet
Het succesvolle project heeft ertoe geleid dat een AutiTalent medewerker nu, drie jaar later, nog steeds op het Personeelsarchief werkt. Drie dagen in de week scant hij alle binnenkomende stukken, voegt ze toe aan de digitale dossiers en beheert de archieven. Marcia: “Het RIVM wil het Rijksoverheidsbeleid uitvoeren en mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt aan het werk te helpen. Door de samenwerking met AutiTalent leveren we hier een bescheiden bijdrage aan, waarbij we zelf ook goed geholpen zijn!”

Lees ook het artikel [.pdf 164 kB] dat in het personeelsmagazine van RIVM verscheen naar aanleiding van dit project.